Lenin versus modernes Projektcontrolling

Wenn  Projektteams, Projektleiter oder PMO-Leiter vom Projektcontrolling sprechen, rückt leider zu oft das Wort " Kontrolle" in den Vordergrund. Viele Projektbeteiligte gehen dann in der Annahme, dass es sich hier rein um die Kontrolle der Aufgaben oder Arbeitsergebnisse dreht. Wem wird denn auch schon gerne auf die Finger geschaut? Denken Sie rein an Polizeikontrollen oder an die Zollabfertigung am Flughafen. Projektcontrolling hat zu unrecht ein negatives Image - und ein russischer Revolutionär hatte hierbei einen wesentlichen Anteil daran.

Vor einiger Zeit bin ich wieder auf einen schweizer Artikel mit nachfolgendem Titel gestoßen:

Was haben Projektcontroller und Lenin gemeinsam?

Man könnte sagen " Beide sind Despoten!" Aber die Antwort wird Sie verblüffen. Der allseits bekannt Leitsatz "Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser" wird dem russischen Revolutionär Lenin zugschrieben. Sinngemäß schrieb Lenin 1914 in einem Aufsatz über Abenteuertum "nicht aufs Wort glauben, aufs Strengste prüfen - das ist die Lösung der marxistischen Arbeiter" (Quelle: Züricher Tagesanzeiger, 06.03.2007)

Im ersten Moment würde man sagen, dass in dem Leitsatz genügend Wahrheit steckt - da man Menschen kontrollieren sollte, um wirklich sicher zu sein, dass die geforderten Arbeiten in dem vorgegebenen Zeitrahmen ausgeführt werden. Manche Projektcontroller und Projektleiter haben diese Aussage zur innersten Doktrin für sich gemacht - und Kontrollieren auf "Teufel- komm- raus".

Empowerment als Projekt-Leitbild

Aber muss man denn wirklich in Echtzeit die Aufgaben und (Teil-)Ergebnisse der Projektmitarbeiter kontrollieren, um sicher zu gehen, dass das Projekt nicht in Schieflage gerät? Würde man ein Projekt wie eine autokratische Diktatur führen, macht ein Projekt-"Polizeistaat" sicherlich Sinn.
Doch diese Verhaltensweise trifft nur mehr bedingt in projektorientierten Unternehmen zu. Der englische Begriff "Empowerment" (dt. Selbstverantwortung und Selbstbestimmung) und der Ansatz der Eigenkontrolle von Mitarbeitern schreitet in langsamen Schritten in den Projekten voran.

Vertrauen durch Kontrolle?

Aber wie steht es nun mit dem Kontrollieren in den Projekten? Schwebt im Hinterkopf noch der  Leitsatz "Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser"? Nehmen wir eine Situation her: Ihr 5-jähriger Sohn möchte mit seinen Freunden nach draußen um Fussball zu spielen. Als Elternteil, bitten Sie Ihren Sohn jedoch vorher sein Zimmer noch aufzuräumen. Nachdem Ihr Sohn alles weggeräumt hat,  kontrollieren Sie dies natürlich - ob alles am richtigen Ort verstaut wurde. Danach bekommt er das GO. Wenn es immer wieder der Fall ist, dass Ihr Sohn mit den Freunden Fussballspielen möchte und vorher aber alles wegräumen muss - Kontrollieren Sie das Ergebnis wirklich immer? Wahrscheinlich wird von Ihnen irgendwann die Frage kommen, ob er schon alles weggeräumt hat, bevor er raus geht. Wenn die Antwort Ja wäre, darf er auch spielen gehen - Ohne dass Sie das Ergebnis kontrollieren. Wieso? - Weil Sie nach der Zeit ein Vertrauen in die Aussage Ihres Sohnes haben.

Kontrolle schafft Vertrauen

Umgelegt auf die Projektwelt merken Projektbeteiligte, wenn Ihr Projektleiter Ihnen vertraut oder doch lieber kontrolliert, um sicher zu sein, dass alles OK ist.  Herrscht eine Vertrauensbasis in Projektteams, nehmen Projektmitarbeiter die Überprüfung von Arbeitsergebnissen nur mehr bedingt als Kontrolle wahr. Kontrolle in angemessener Form ist ein einfaches und wirksames mit Mittel, um den Projektstatus zu einem Zeitpunkt zu erfassen. Das Projektcontrolling - oder besser "die Überwachung des Projektstatus" - dient als Dialog zwischen Projekleiter und Projektmitglied, um Problemen, Abweichungen und Schwierigkeiten  zu erkennen.

Kontrolle ohne Vertrauen = Projekt-"Polizeistaat"

Ohne einem Vertrauen, besteht die "Angst" der Projektbeteiligten vor den potentiellen Konsequenzen bei Projektabweichungen. Offenheit, Vertrauen und die Bereitschaft von individueller Lösungsfindung  führt zu einem modernen Controlling-Ansatz. Müsste man die Projektbeteiligten immer kontrollieren, wäre dies der erste Vertrauensbruch. Durch das Empowerment der Projektbeteiligten ist eine Flexibilität in der Erreichung der individuellen Arbeitsergebnisse unumgänglich.

Vertrauen ohne Kontrolle = Blindes Vertrauen

Jegliche Kontrolle ohne einer Vertrauensbasis ist jedoch sinnlos. Ein Mitarbeiter wird nur volle Leistung und Engagement bringen, wenn er das Vertrauen des Projektleiters "genießt" und immer die Möglichkeit von Unterstützung besteht. Aber wie würde man dann das Projekcontrolling anlegen- ohne dass es als Kontrolle angesehen wird?

Management by Wanderung- Around

Die sinnvollste Echtzeit-Überwachungsmethode im Projektcontrolling ist die "Stichprobenkontrolle". In einem vordefinierten Controllingintervall (z.B. 1x monatlich) erfolgt ein offizielles Projekt-Reporting mittels standardisierten Project Progress Reports. Zwischen den Controllinintervallen ist stichprobenartige Überwachung (mittels einem Management by Wanderung Around-Ansatz) seitens des Projektleiters angesagt. Selbstständigkeit und das Empowerment der Projektbeteiligten muss hierbei unangetastet bleiben um modernes Projektcontrolling zu ermöglichen.

Autor: Dr. David Kronawettleitner